Privacybeleid

Dit beleid legt uit welke data TicketCord (“wij”, “ons”) over je verzamelt, waarom we die verzamelen, hoe we die gebruiken en delen en welke keuzes je hebt. Het is van toepassing op het TicketCord-dashboard, de bot die je aan je Discord-server toevoegt en onze marketingpagina's.

We zijn een klein team dat kritieke infrastructuur draait voor duizenden Discord-communities. Privacy en dataminimalisatie zijn voor ons geen footerregel - ze vormen het product.

We verzamelen drie categorieën data:

• Accountgegevens: de Discord-profielinformatie die je autoriseert wanneer je inlogt (gebruikers-ID, gebruikersnaam, avatar, e-mail als je Discord-account die toont).
• Server- en ticketdata: de Discord-guild-, kanaal- en rolmetadata die nodig zijn om je bot te laten werken; de berichten en bijlagen in tickets die je aanmaakt; en de configuratie die je in het dashboard instelt (categorieën, embeds, kennisbankitems).
• Telemetrie: verzoeklogs, foutrapporten (via Sentry) en geaggregeerde gebruikstellingen. Geen advertentietrackers van derden.

We verzamelen geen data uit Discord-berichten buiten je ticketkanalen en de DM-threads van gebruikers die actief met je supportteam praten via modmail. We lezen geen willekeurige DM-geschiedenis.

We gebruiken de bovenstaande data om:

• De supportbot binnen je Discord-server te laten draaien.
• AI-antwoorden te concipiëren met behulp van je kennisbank, eerdere antwoorden en (als je daarvoor opt-in geeft) externe embeddingmodellen.
• Je analyses te tonen over ticketvolume, oplostijden en werklast van staff.
• Misbruik te detecteren, fouten te debuggen en op beveiligingsincidenten te reageren.
• Je correct te factureren en contact met je op te nemen over je abonnement.

We delen het minimum aan data dat nodig is met de volgende verwerkers:

• Discord - om je bot te laten werken en staff te authenticeren.
• Stripe - om abonnementsbetalingen te verwerken. We zien je volledige kaartnummer nooit.
• OpenAI - voor embeddings die worden gebruikt bij kennisbank-zoekopdrachten wanneer AI-functies zijn ingeschakeld.
• OpenRouter - om grote taalmodellen van OpenAI, Anthropic en Google te bereiken voor AI-geschreven antwoorden. We gebruiken de standaard-API-endpoints, die standaard geen API-inzendingen gebruiken om de modellen van de providers te trainen.
• Sentry - voor foutmonitoring. Ontdaan van PII.

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen geen data met adverteerders.

Wanneer onze veiligheidssystemen ons waarschuwen voor vermoedelijke CSAM, materiaal over seksuele uitbuiting, niet-consensuele seksuele content of andere illegale expliciete afbeeldingen, kunnen we relevante account-, Discord-, upload-, verzoek-, ticket- en gerelateerde metadata bewaren, toegang tot de content verwijderen of uitschakelen en die informatie delen met kinderbeschermingsorganisaties, opsporingsinstanties, Discord of andere autoriteiten waar dit wettelijk vereist of passend is.

Bottokens, clientgeheimen en andere gevoelige inloggegevens worden vóór opslag versleuteld. Verbindingen tussen TicketCord, Discord, betalingsverwerkers, AI-aanbieders en opslagdiensten gebruiken beveiligd transport.

Back-ups volgen een normale rotatie. We beperken toegang tot mensen en systemen die deze nodig hebben om de dienst te beheren, support te leveren, misbruik te onderzoeken of aan wettelijke en beveiligingsplichten te voldoen. Optionele AI-verwerking gebruikt de hieronder genoemde verwerkers.

Retentie van ticketinhoud is per server configureerbaar in het dashboard. Gratis servers kunnen in TicketCord opgeslagen inhoud van gesloten tickets maximaal 90 dagen bewaren voor tickets die nieuw worden aangemaakt nadat dit beleid ingaat. Basic-, Pro- en Enterprise-servers kunnen 180 dagen, 365 dagen of handmatige retentie kiezen.

Tickets die bestonden vóór deze instelling werd ingevoerd, blijven onder de eerdere behandeling zonder automatische retentie-purge, tenzij ze handmatig worden verwijderd. Nieuwe tickets krijgen bij het aanmaken een expliciet retentiebeleid. Wanneer de retentie-opruiming draait, verwijdert deze in TicketCord opgeslagen berichten, bijlage-URL’s, transcriptlinks, gecomprimeerde geschiedenis en uit tickets afgeleide AI- of kennisbanktraining; ticketmetadata en purge-auditvelden blijven bestaan.

Er gelden twee aparte logretenties: beveiligingsgebeurtenissen (aanmeldingen, toegangs wijzigingen, gevoelige acties) verlopen automatisch na 90 dagen; bredere operationele auditlogs worden langer bewaard voor incidentrespons en automatisch verwijderd volgens een vast schema.

Je kunt individuele tickets verwijderen vanuit het dashboard. Hele categorieën of je account verwijderen is vandaag niet self-service - mail ons en wij regelen het. Zie Je account verwijderen voor de exacte stappen.

Als je in de EU/EER of VK woont, heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of te exporteren, en om een klacht in te dienen bij je gegevensbeschermingsautoriteit. Je hebt ook het recht om toestemming in te trekken en bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking.

Mail [email protected] en we reageren binnen 30 dagen.

TicketCord is niet gericht op kinderen onder de 13 (of onder de 16 in de EU/EER), en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als je denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en we verwijderen ze.

Wanneer we materiële wijzigingen in dit beleid aanbrengen, werken we de ingangsdatum hierboven bij en informeren we dashboardgebruikers via een platformmelding. Waar passend en beschikbaar kunnen we ook per e-mail informeren. Voortgezet gebruik van TicketCord na een wijziging betekent dat je het herziene beleid accepteert.

Vragen, verzoeken of iets dat verkeerd ruikt? Mail [email protected]. We lezen elk bericht zelf.